Jak wybrać narzędzie do wystawiania faktur w KSeF?

W związku z wprowadzeniem obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy muszą dostosować sposób wystawiania oraz odbierania faktur. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje oraz praktyczne wskazówki, które pomogą przygotować się do tej zmiany.

Dla przypomnienia - terminy obowiązywania KSeF

  • 1 lutego 2026 r. – duzi podatnicy, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł
  • 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki
  • 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy z miesięcznym obrotem do 10 tys. zł brutto
Ważne
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy – niezależnie od wielkości – będą zobowiązane do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF. Oznacza to, że nawet przedsiębiorca, który nie wystawia jeszcze faktur w systemie, musi posiadać dostęp do KSeF, aby prawidłowo odczytywać i księgować faktury otrzymywane od kontrahentów.
 

1. Sprawdzenie obecnie używanego oprogramowania

 

W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy program, z którego obecnie korzystacie Państwo do wystawiania faktur:

  • umożliwia integrację z platformą KSeF,
  • zostanie dostosowany do nowych wymagań przepisów,
  • zapewnia wysyłkę faktur do KSeF oraz odbiór numeru KSeF.

W wielu przypadkach nie będzie konieczna zmiana systemu – wystarczy jego aktualizacja lub uruchomienie nowej funkcjonalności.

Jeżeli natomiast obecnie nie korzystacie Państwo z dedykowanego oprogramowania do fakturowania (np. wystawiacie faktury w arkuszu kalkulacyjnym lub edytorze tekstu), konieczne będzie dokonanie wyboru odpowiedniego narzędzia informatycznego.

Dostępne narzędzia do wystawiania faktur w KSeF

  • darmowe narzędzia opracowane przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma),
  • komercyjne programy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF 2.0.

Na podstawie dotychczas udostępnionych wersji testowych narzędzi darmowych nie są one obecnie rekomendowane do codziennego wykorzystania w działalności gospodarczej, głównie z uwagi na bardzo ograniczoną funkcjonalność praktyczną.

Jeżeli zatem stoicie Państwo przed wyborem właściwego oprogramowania, poniżej przedstawiamy kluczowe elementy, na które warto zwrócić uwagę.

2. Zgodność z KSeF

  • wystawianie faktur w strukturze wymaganej przez KSeF,
  • wysyłka faktur bezpośrednio do systemu KSeF,
  • odbieranie potwierdzeń przyjęcia faktur.

3. Dopasowanie do skali działalności

Aby uniknąć zbędnych kosztów, narzędzie powinno być dopasowane:

  • do liczby wystawianych faktur oraz
  • skali prowadzonej działalności.

4. Współpraca z biurem rachunkowym

  • łatwe przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego,
  • szybki podgląd wystawionych faktur,
  • ograniczenie ręcznego przesyłania danych.

Jeżeli upoważnicie Państwo Biuro RADKAM do pobierania z systemu KSeF Państwa faktur kosztowych, funkcjonalność odbioru faktur w wybranym narzędziu nie będzie konieczna!

5. Obsługa faktur otrzymywanych

  • porządkowanie i archiwizacja dokumentów,
  • łatwe wyszukiwanie faktur,
  • kontrola kompletności danych.

6. Prostota obsługi i wsparcie techniczne

Warto zwrócić uwagę na:

  • intuicyjność obsługi programu oraz
  • dostępność wsparcia technicznego i aktualizacji.

7. Bezpieczeństwo i dostęp do danych

  • bezpieczne logowanie do KSeF,
  • możliwość nadawania uprawnień,
  • dostęp do danych w przypadku zmiany oprogramowania.
Informacja organizacyjna
Biuro RADKAM korzysta z innych systemów informatycznych niż programy do fakturowania wykorzystywane przez przedsiębiorców. Z tego względu nie posiadamy praktycznej wiedzy pozwalającej na wskazanie lub rekomendowanie konkretnych programów do wystawiania faktur! Prosimy o wyrozumiałość w tym zakresie.